Cara Cepat Memulai Knowledge Mapping

Sejujurnya, agak sulit di saat saya memulai menulis judul artikel ini. Dalam salah satu value yang kami yakini di KM Plus, tidak ada short-cut dalam melakukan inisiatif knowledge management (KM), bahkan tidak ada magic tools yang cocok untuk setiap organisasi. Mengapa demikian? Kami meyakini KM sangat kontekstual, di mana tiap organisasi memiliki keunikan dalam manusia (people) – proses (process) – konten (content) – dan teknologi (technology), disamping itu, tentu saja tidak ada cara mudah untuk menjadi sukses dalam bentuk apapun. Itu sebabnya, artikel ini hanya bekerja untuk memberikan pemahaman cepat mengenai knowledge mapping (K-Map) berdasarkan pengalaman dalam melakukan konsultasi dengan beberapa klien multinasional.

Konsultasi Knowledge Mapping bersama BCA

Mari kita mulai pemahaman kita dari definisi K-Map itu sendiri. Di antara begitu banyak definisi mengenai K-Map, KM Plus lebih cenderung pada definisi : K-Map merupakan proses di mana organisasi dapat mengidentifikasi dan melakukan kategorisasi aset pengetahuan dalam organisasi mereka, menyangkut manusia-proses-konten dan teknologi. Ada dua pertanyaan dari definisi ini : mengapa K-Map merupakan sebuah proses? dan, mengapa organisasi membutuhkannya?

Jawaban singkatnya adalah pada analogi peta Jakarta atau lokasi tempat Anda berada. Sebuah peta haruslah merupakan dokumen hidup, karena ruang dan waktunya akan bergerak dan berkembang berdasarkan dinamika yang ada. Dan mengapa dibutuhkan? Seperti halnya peta lain, K-Map akan memberikan pemahaman terhadap pengetahuan kritis yang penting dalam menunjang bisnis Anda, dan bagaimana memberikan perlakuan atas kesenjangan (gap) yang ada dan (mungkin)akan ada di masa mendatang. Dari definisi ini, marilah kita bergerak dalam tahap-tahap membangun K-Map :

1. Sosialisasikan proyek membangun K-Map, dan cari sponsor di kalangan senior management.
2. K-Map yang baik haruslah mengacu pada proses bisnis, agar semua aktifitas KM berikutnya pun akan bekerja pada tujuan yang sama yaitu mendukung bisnis. Adalah penting untuk memulai K-Map dengan membangun sebuah process map yang tepat. Bangun tim kecil yang memiliki pengetahuan mendalam mengenai proses bisnis dan semua fungsi didalamnya. Pastikan semua proses dan fungsi dalam organisasi ini terkoneksi dengan baik. Dan segeralah identifikasi di mana letak proses yang kritikal bagi organisasi, dan memerlukan improvement. Ada satu hal terakhir yang tidak kalah penting : process map harus menggunakan “bahasa” bisnis dalam organisasi, karena akan sangat percuma keindahaan peta Anda apabila tidak dipahami oleh anggota organisasi Anda.
3. Pilih model K-Map Anda yang sesuai dengan proses bisnis Anda. Wesley Vestal dari APQC dalam bukunya Knowledge Maping : The Essential For Success menyebutkan ada 7 model peta. Pada level enterprises : strategic overview K-Map dan expertise overview K-Map. Cross functional : expertise tacit K-Map dan Technical/Functional K-Map. Process explicit K-Map: Document Explicit K-Map, Job/Role K-Map dan Competency/Learning K-Map.
4. Fase selanjutnya adalah data capture. Lakukan interview pada orang-orang yang tepat. Eksplorasi pengetahuan apa yang dibutuhkan dalam unit mereka untuk mencapai tujuan bisnis organisasi. Nilai kesenjangan pengetahuan di dalamnya lewat tools-tools assessment. Identifikasi di mana pengetahuan itu tersimpan atau berada.
5. Lakukan proses analisa dan konsolidasi dengan memasukkan input kritikal dalam peta Anda.

Ilustrasi Penyusunan  K-MAP untuk HR Services

Selamat membangun K-Map organisasi Anda!

Author: Arief Adi Wibowo

Experience Business Executive, Lecturer at Universitas Indonesia (Communication Science/Media Management), Wakil Sekretaris Umum Pusat Ikatan Sarjana Nahdlatul Ulama/Ketua IKA Unair/Ikatan Ahli Teknik Perminyakan Indonesia. View all posts by Arief Adi Wibowo